ExcellEvent Organisation

Bei der Organisation Ihrer Veranstaltung ist jeder der folgenden Schritte eine wichtige Etappe zu Ihrem Erfolg. Diesen möchten wir gemeinsam mit Ihnen erreichen und übernehmen gerne alle Abläufe von A bis Z für Sie.

 

Konzeption - Die Grundvoraussetzung für eine gute Eventorganisation

• Briefing
• Recherche & verbindliche Option mit Fristen
• Hotelanfrage (Prüfung, Eignung und Machbarkeit; Bei Events im Bereich Pharma & Medicine erfolgt die Hotelauswahl gemäß Pharma-Kodex)
• Anreiselogistik, Programmpunkte
• Kalkulation & Angebot

Selbstverständlich werden alle Programmpunkte bei Bedarf gemäß den Vorgaben des Pharma-Kodex ausgerichtet. Zudem kümmern wir uns um die Dramaturgie und die Regie, die Veranstaltungstechnik sowie die Buchung von Künstlern für individuelle Themenabende.

 

Teilnehmermanagement - Ihre Gästeplanung in guten Händen

Um Ihnen den gesamten Ablauf der Einladungen aller Teilnehmer und Referenten für Ihre Veranstaltung so einfach und bequem wie möglich zu gestalten, übernehmen wir gerne die folgenden Aufgaben für Sie:

• Einladungsschreiben
• Anmeldebogen & Bearbeitung der Responder
• Erstellung von Teilnehmer-Listen
• Bestätigungsschreiben an die Teilnehmer
• Vorschläge für Willkommenspräsente
• Bei Bedarf telefonische Nachfassung
• Bei Bedarf Kostenerstattung an die Teilnehmer
• Hotelreservierung & VIP-Service für Referenten

Selbstverständlich kümmern wir uns auch um die Reiseorganisation und buchen die passenden Transportmittel und Tickets für Ihre Gäste. Alle Referenten und Teilnehmer genießen bei uns einen speziellen VIP-Service.

 

Registrierung am Kongress - Ihre Gäste in der ersten Reihe

Bei Kongressen und Symposien übernehmen wir das komplette Abstimmungsprozedere mit dem zuständigen Kongress-Sekretariat und führen die individuelle Registrierung durch. Die Abfrage der dafür notwendigen Informationen erfolgt über den Anmeldebogen. So stellen wir sicher, dass kein Teilnehmer es versäumt, alle wichtigen anmelderelevanten Angaben zu machen.

Darüber hinaus erfolgt die Gruppenregistrierung der Teilnehmer sowie die Abholung der Kongressunterlagen ebenfalls über ExcellEvent. So können Sie sich ganz entspannt auf den jeweiligen Kongress vorbereiten.

 

Durchführung der Veranstaltungsorganisation - hier geht es um die Details

Wenn das Grundgerüst der Eventplanung steht, wenden wir uns den Details der Organisation und Durchführung Ihrer Veranstaltung zu:

• Detailplanung & Umsetzung (inklusive der kompletten Logistik, Dekoration, F & B, Abstimmung mit allen Leistungsträgern, etc.)
• Verhandlung der günstigsten Preise
• Buchung aller Leistungen
• Verteilung der Tagungsunterlagen bzw. Abholung der Kongressunterlagen
• Bei Bedarf Erstellung von Tischplänen, Menükarten, etc.
• Projektleitung
• Regelmäßige Abstimmung mit dem Kunden
• Erstellung detaillierter Ablauf- & Regiepläne
• Abrechnungen

Während der gesamten Veranstaltungsdauer steht Ihnen auf Wunsch ein erfahrener Projektleiter von ExcellEvent zur Seite. Hierbei stellen wir Ihnen einen festen Tagessatz in Rechnung, unabhängig von der Einsatzdauer und vom Wochentag. Somit halten wir alle Kostenstrukturen für Sie transparent und kalkulierbar.

Sie wünschen noch mehr Service rund um die Organisation und Betreuung Ihrer Veranstaltung und Ihrer Gäste? Werfen Sie gleich einen Blick auf den ExcellEvent Service und buchen Sie unser erweitertes Dienstleistungsspektrum ganz nach Wunsch und Bedarf hinzu.